Vous ne savez pas où organiser votre événement ? De nombreuses décisions doivent être prises lors de l’organisation d’un événement, mais le choix du lieu et de l’emplacement corrects est celui qui aura le plus grand impact sur votre événement. Tout, de la date de l’événement à la liste des intervenants, en passant par les options de restauration et l’expérience des participants, est déterminé par le lieu de l’événement que vous choisissez. Tout ce processus peut sembler un peu intimidant. Vous n’êtes pas obligé de vous sentir ainsi. Voici quelques conseils pour savoir quand prendre une décision, à quoi réfléchir et comment faire mieux.
Quand faut-il commencer à chercher un emplacement ?
Le plus tôt sera le mieux. Vous pouvez commencer à chercher un lieu de réception une fois que vous avez une idée précise du budget, de la taille prévue de l’événement et de l’espace nécessaire.
Réservez un lieu au moins quelques mois à l’avance afin d’avoir suffisamment de temps pour organiser d’autres choses importantes, comme le recrutement d’orateurs de qualité, la préparation du programme et du site web de l’événement, le début de la vente des billets, la communication avec les participants, etc.
1) Lieu
Il est essentiel de choisir le bon emplacement pour votre conférence, qu’elle ait lieu localement ou à l’extérieur de la ville. Si vous avez des invités de l’extérieur, un site près de l’aéroport est à la fois pratique et rentable. Si vous voulez réduire les risques de retard de vos participants, offrez-leur une application mobile, de plus en plus courante de nos jours. Vos participants se sentiront en confiance et assurés d’arriver à l’événement avec des cartes, des itinéraires et des informations sur les parkings et les navettes à portée de main. Si l’événement a lieu sur un grand campus ou dans un institut, l’utilisation de cartes avec des lieux épinglés peut s’avérer très utile.
2) Disponibilité des places et de l’espace
En fonction du nombre d’invités que vous attendez, assurez-vous qu’il y a suffisamment d’espace pour accueillir tout le monde. Tenez compte de la circulation lors de votre événement. Pour chaque événement, vous souhaiterez un type de circulation particulier. Quelles sections de l’événement seront très fréquentées ? Les inscriptions ? Et les portes de l’auditorium ? Gardez cela à l’esprit lors du choix de votre lieu de réunion, et n’oubliez pas que la façon dont vous disposerez les tables et le décor aura également un impact important sur ce point.
3) Espace intérieur/extérieur
Il est essentiel d’inspecter l’installation avant de choisir si l’événement aura lieu à l’extérieur ou à l’intérieur, en fonction du type d’événement que vous organisez. Gardez un œil sur la météo et les autres événements naturels dans ou à proximité du lieu de votre choix.
4) Prix et logistique
Lorsque vous organisez votre événement, assurez-vous que tous les détails sont réglés au moins deux mois à l’avance. La nourriture, les boissons, les couverts, les chaises et les microphones doivent tous être choisis en fonction de votre budget.
5) La générosité
La matérialisation initiale de tout événement est le lieu de l’événement. Le lieu que vous choisissez détermine toutes vos promotions, votre planification et votre exécution. Il sera le concept central de la conception et de l’image de marque de vos créations et de votre stratégie marketing.
6) Personnel et sécurité
Veillez à ce que vos visiteurs soient bien encadrés en prévoyant un nombre suffisant d’employés et de membres de la sécurité pour répondre aux exigences de votre événement.
7) Commodités de base et dispositions techniques
Avant de commencer à organiser votre événement, dressez une liste de tout ce dont vous aurez besoin. Si nécessaire, contactez une entreprise extérieure pour vous aider à concevoir votre événement de manière efficace et sans heurts.
8) Le lieu est technologiquement avancé.
Presque tous les lieux fournissent des équipements technologiques de base tels que le Wi-Fi et les équipements audiovisuels. Cependant, avec l’essor du monde de la technologie et la popularité croissante de la technologie événementielle, ces équipements ne sont plus suffisants.
Si vous organisez un événement de grande envergure, assurez-vous que le lieu dispose d’installations technologiques supplémentaires.
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